Расходы на ремонт офиса в арендуемом помещении

Аренда офисного помещения, особенно в период развития компании, намного выгоднее, чем его приобретение. В пользу решения снимать офис также выступают такие факторы, как выгодное расположение здания, необходимая площадь помещения, минимальные затраты на переоборудование. Не факт, что, даже имея средства на приобретение офиса, организация сможет подобрать такой вариант нежилого помещения, который будет подходить по всем параметрам. Оборудование офиса в соответствии с особенностями фирмы, проведение ремонтных работ, перепланировка, оформление в корпоративном стиле – неотъемлемые процессы для полноценного функционирования и развития бизнеса. Как правильно квалифицировать такие работы? Кто должен их оплачивать? Для того чтобы не возникало разногласий, обе стороны должны обговаривать такие вопросы заранее.

Определение объема планируемых работ

Прежде всего, необходимо определить какие виды работ будут проведены.

1. Капитальный ремонт предполагает замену или восстановление строительных конструкций, инженерно-технических сетей, систем жизнеобеспечения (Например: замена или восстановление штукатурки, облицовки, утепление и шумозащита офисного помещения, установка противопожарных систем, усиление крыши и фундамента, усиление отдельных элементов здания, межкомнатных перегородок, замена пола, реконструкция сети электроснабжения).
2. Текущий предусматривает работы по поддержанию соответствующего технического состояния (Например: покраска потолков, окон, стен, замена покрытия пола, оформление офиса в едином стиле).

В первом случае работы проводятся при условии изношенности конструкций для продления сроков эксплуатации. Во втором – это систематическая работа для устранения мелких повреждений, поддержания внешнего вида.

Отдельная категория, которая не относится ни к одному из указанных видов – неотделимые улучшения.  Для того чтобы правильно произвести учет затрат, достаточно знать, что улучшение условий в офисе, прежде всего, в интересах арендатора. Без них здание может нормально функционировать. К таким работам можно отнести замену деревянных оконных блоков на пластиковые, сооружение дополнительных входов и выходов, оборудование офиса перегородками и системами видеонаблюдения.

Учет расходов

После того, как определены виды ремонта, можно переходить к учету затрат.

Расходы на ремонт офиса в арендуемом помещении:

1. При текущем ремонте такие затраты относят к графе «Прочие расходы». Налогообложение в данном случае осуществляется в периоде фактического проведения работ. При этом берется учет только тех сумм, которые были потрачены по факту.
2. Если были проведены неотделимые улучшения, необходимо производить процесс списание расходов. В этом случае списание должно быть равномерным и осуществляться в течение конкретного отчетного периода. Основание – п.1 ст.256 НК РФ, согласно которому амортизируемое имущество – это вложения в арендованные объекты недвижимости в форме неотделимых улучшений.

С первым пунктом все просто. По второму может возникнуть вопрос: какой период времени предоставляется для списания? В случае, когда не представляется возможным определить точный срок, проведение списаний можно выполнять в соответствии со сроком полезного использования помещения, которое находится в аренде. При этом стоит учитывать, что если договор аренды будет расторгнут, то амортизация прекращается с 1 числа следующего месяца. Согласно бухгалтерскому учету неотделимые улучшения считаются основными средствами. Поэтому срок полезного использования определяется в соответствии со сроком аренды. Получается, налоговый и бухгалтерский учет могут по-разному определять сроки списания. Это приводит к появлению постоянной разницы во втором случае и образованию постоянного налогового обязательства.

Главная задача – определить, чем эти виды работ отличаются друг от друга. Для этого достаточно определить, с какой целью они проводятся и каким образом результат, в целом, влияет на характеристики здания. При текущем ремонте решается вопрос сохранения функциональности помещения. Такие изменения никак не влияют на характеристики. Если характеристики меняются в лучшую сторону, появляются новые, такие, которые отделить от арендованного помещения без разрушения или повреждения нельзя, то речь идет об неотделимых улучшениях.

Как правильно оформить документы

Для оформления соответствующих документов в соответствии с законом РФ, необходимо выполнить ряд условий.

1. Основное, что следует сделать, до начала ремонта офиса, согласовать свои планы с арендодателем. Для этого отправляется соответствующий запрос собственнику, с целью получения его письменного ответа, разрешающего проведение необходимых изменений. Письменное согласие обязательно. В противном случае расходы на ремонт невозможно будет учитывать для учета налога на прибыль. Запрос должен включать подробный план, который отображает все изменения, и смету расходов.
2. Далее происходит процесс согласования способа возмещения расходов. За счет арендодателя возможно полное или частичное возмещения потраченных денег. Однако он может и не производить оплату вовсе.
3. После завершения всех видов ремонтных работ нужно включить затраты в налоговый и бухгалтерский учет.

Если договор аренды будет расторгнут, помимо арендованного имущества должны быть переданы неотделимые улучшения. Происходит это путем составления отдельного акта приема-передачи с указанием всех изменений, которые были произведены за время аренды офиса. Право на возмещение этих затрат возникает только в случае получения письменного согласия на их проведение. На безвозмездную передачу имущества начисляется НДС.

Согласно ст.616 ГК РФ, арендатор проводит текущий ремонт, а арендодатель капитальный. Когда заключается договор аренды, обе стороны могут прописать обязанности на свое усмотрение. На практике возникают ситуации, когда арендодатель отказывается выполнять свои обязательства по капитальному ремонту, даже если они прописаны в договоре. В таком случае арендатор может выполнить ремонтные работы в помещении за счет арендодателя. Возникает такая возможность в том случае, если состояние здания представляет угрозу для жизни, требует неотложных капитальных мероприятий для поддержания его в соответствующем функциональном состоянии. В таком случае затраты отображаются в расходах организации, а компенсация, которая впоследствии будет получена от арендодателя, в сумме доходов.