Эффективность работы предприятия зависит от нескольких факторов. В числе самых важных – условия работы сотрудников, которые определяются характеристиками офиса. Именно поэтому правильный ответ на вопрос, каким должно быть офисное помещение, влияет на итоговую успешность бизнеса. В статье рассматриваются различные аспекты, напрямую связанные с принятием решения по этому вопросу: нормативные требования, критерии выбора и рекомендации специалистов.
Правовое регулирование
В большинстве случаев государство не вмешивается во взаимоотношения хозяйствующих субъектов, что в полной мере касается владельцев коммерческой недвижимости и арендаторов. Вместе с тем, существует несколько нормативных актов, обязательных для выполнения всеми организациями, включая частные и государственные. Речь идет о двух документах. Первый – это СНиП 31-05-2003, который определяет базовые требования к административным зданиям, включая офисные постройки. Документ действует с сентября 2003 года и актуален до сих пор.
Вторым базовым нормативным актом выступает СанПиН 2.2.4.3359-16. Он принят 21 июня 2016 года и введен в действие с начала 2017 года. Документ определяет требования к офисным помещениям в области санитарно-эпидемиологической безопасности.
В указанных документах содержатся требования, которые обязательны для любых офисных помещений. Они должны выполняться по умолчанию. Поэтому при выборе офиса на практике используется несколько дополнительных критериев, помогающих подобрать подходящее помещение с учетом специфики деятельности арендатора или нового владельца.
Что выгоднее: покупка или аренда?
Первый и ключевой вопрос при выборе офиса звучит предельно просто – арендовать или купить? Покупка требует отвлечения серьезных финансовых ресурсов. Другой недостаток такого решения – привязка к конкретному месту, которое далеко не всегда оказывается подходящим. Дополнительный минус – необходимость платить налог на имущество.
Существенными преимуществами аренды офисных площадей становятся такие:
- минимальный размер платы за вход, который редко превышает 2-3 месячных арендных платежа;
- возможность сменить расположение офиса при необходимости;
- отсутствие обязанностей заниматься непрофильной деятельностью – обслуживанием офисных помещений и другими сопутствующими работами.
Главным плюсом аренды офиса становится вариативность, которая предоставляет бизнесмену дополнительные возможности для развития собственного дела. Поэтому нет ничего удивительного в том, что значительная часть хозяйствующих субъектов предпочитает аренду покупке офисных помещений.
Виды офисных помещений
Классификация офисных помещений происходит по двум наиболее часто применяемым признакам. Первая предусматривает разделение офисов на три типа в зависимости от принятых конструктивно-планировочных решений:
- коридорный. Классический вариант офисного здания. Предусматривает разделение внутреннего пространства на небольшие по площади комнаты, объединенные коридором;
- open space. Характерная особенность – единое пространство этажа, которое разделяется прозрачными перегородками или предметами обстановки, например, шкафами;
- с отдельным входом. Вариант размещения, который обеспечивает автономность арендатора. Подходит для крупных фирм с многочисленным персоналом.
Второй вариант классификации предусматривает разделение офисных помещений по уровню комфортности. Различают 4 категории помещений, обозначенные латинскими буквами A, B, C и D. Самый комфортный и дорогой вариант – A – предусматривает размещения в современном здании, оборудованном всеми необходимыми инженерными коммуникациями. Обязательное дополнительное требование – развитая инфраструктура (парковка, подъезды, система климат-контроля и т.д.) Остальные категории последовательно снижают уровень требований к комфортности размещения и обслуживания офисов.
10 критериев для выбора офиса
Проще всего ответить на вопрос, каким должен быть офис, перечислив основные критерии для выбора подходящего помещения для размещения предприятия. При этом не имеет особого значения, идет ли речь о покупке или аренде здания. К числу наиболее важных параметров, которые нужно учитывать в процессе выбора, относятся 10.
№1. Место расположения
Первый фактор, который принимается во внимание. Влияет на удобство приезда сотрудников и, что особенно важно для некоторых видов деятельности, клиентов. Часто размещение офиса в центре города становится важным показателем солидности фирмы. Именно поэтому стоимость аренды в самых престижных зданиях заметно выше, чем в постройках на окраине населенного пункта.
№2. Парковка или стоянка
В сегодняшних условиях наличие места для размещения автотранспорта – как сотрудников, так и клиентов – это серьезный аргумент в пользу офисного здания. Не меньшее значение имеет стоимость парковки, которая часто составляет существенную часть текущих расходов работника.
№3. Операционные расходы на содержание
Под операционными понимаются расходы, связанные с обслуживанием здания, например, уборкой помещений, организацией транспорта для сотрудников до станции метро и другими подобными затратами. Обычно их доля в общей стоимости содержания постройки невелика, но учитывать подобные затраты необходимо. Тем более – они показывают уровень сервиса, предоставляемого арендаторам.
№4. Коммунальные платежи
Стандартная статья расходов, которая включает плату за электро- и водоснабжение, отопление, канализацию и другие коммунальные услуги. Часть из них определяется по факту на основании показателей счетчиков, часть – по установленным нормативам. Особенно важно изучить величину и долю коммунальных расходов за места общего пользования, например, лифты, лестничные площадки и холлы.
№5. Обслуживание инженерных коммуникаций
Важной статьей расходов, непосредственно влияющей на комфортность пребывания в офисе, становится обслуживание инженерных коммуникаций. К их числу относится: электро- и водоснабжение, отопление, канализация, вентиляции, при наличии – кондиционирование.
№6. Инфраструктура
Современный офисный центр представляет собой крупный объект с развитой инфраструктурой. В ее состав входят:
- точки общественного питания;
- магазины и автоматы для вендинга;
- пункты бытового обслуживания посетителей;
- аптеки и учреждения медицинской направленности;
- финансовые организации и банкоматы.
№7. Планировочные решения
Качество принятых конструктивных, архитектурных и планировочных решения определяется с помощью большого количества параметров. В их числе: этажность, высота потолков, уровень освещенности, число и размещение обособленных помещений, площадь коридоров и других общественных пространств и т.д.
№8. Сервис обслуживающей компании
Качество работы эксплуатирующей компании напрямую влияет как на уровень комфортности пир размещении в здании, так и на эффективность работы персонала. Особенно серьезное значение имеет бесперебойное функционирование инженерных коммуникаций.
№9. Уровень отделки
Далеко не всегда этот параметр включают в перечень решающих. Одновременно создание оптимальных условий для работы – это одно из ключевых требований к владельцу бизнеса и назначенному им руководителю.
№10. Дополнительные опции
Специфика бизнеса предусматривает дополнительные требования к офисным помещениям. Например, для некоторых арендаторов принципиальное значение приобретает наличие складов. Другим хозяйствующим субъектам необходимы конференц-залы или аудитории для проведения массовых мероприятий. Список подобных дополнительных условий весьма велик, а потому при рассмотрении критерия учитываются условия практического использования офисов.
Рекомендации по выбору
Выбор офисного помещения – сложное с организационной и юридической точки зрения мероприятие. Принятое решение непосредственно влияет на успешность бизнеса. Чтобы избежать типичных ошибок, рекомендуется следовать нескольким простым рекомендациям, в числе которых:
- актуальность каждого из перечисленных параметров зависит от специфики конкретного бизнеса;
- серьезное значение нужно уделять еще одному критерию – финансовому. Он рассматривается исключительно в комплексе с остальными, что гарантирует принятие взвешенного и обдуманного решения;
- ключевую роль в оценке правильности выбора офисных помещений играют условия арендного договора. Особенно внимательно требуется описать возможность и необходимость ремонта или перепланировки, а также других изменений объекта недвижимости и их учета в стоимости аренды;
- отдельного упоминания заслуживает срок действия договора. Стабильный и успешный бизнес заинтересован в длительном сотрудничестве с арендодателем. Такой подход обеспечивает возможность планирования собственных издержек и разработки долгосрочной стратегии развития. Если дело только открывается, целесообразно заключать договор на год, максимуму – два, не дольше.
Самый простой способ решения проблемы с офисом – обращение к профессионалам. На сегодняшнем рынке представлено немало специализированных компаний, давно и продуктивно работающих в области коммерческой недвижимости. Такой подход позволяет отыскать подходящие офисные помещения с минимальным уровнем издержек. В качестве бонуса – индивидуальные и очень выгодные условия сотрудничества, которые предлагают серьезные фирмы. В компании «ПРОФИС Недвижимость» вам так же предложат услуги исходя из потребностей вашего бизнеса. Это может быть помощь в маркетинг, рекламе, юридическом и бухгалтерском сопровождении, ведении контрактов и многое другое.
